La dématérialisation totale du flux courrier désormais possible

a2ia DocumentReader™ offre aux entreprises, aux administrations et autres organisations la possibilité d’automatiser et d’exploiter la totalité de leurs flux documentaires, qu’il s’agisse de documents imprimés, manuscrits complexes, de dossiers multi-pièces ou encore d’archives.

a2ia DocumentReader™ enrichit les solutions de gestion de documents existants en permettant l’extraction de contenus et la classification de documents imprimés, manuscrits et complexes. Cette fonctionnalité unique permet de réduire, voire de supprimer les étapes de pré-tri et de classification manuelle et de gagner en productivité.

Les applications sont multiples : traitement des courriers clients, gestion de la vie des contrats, traitement des déclarations de sinistres, contrôle de cohérence et de conformité du dossier client électronique, reprise d’existant et traitement des archives et documents patrimoniaux…

A2iA offre la possibilité d’injecter le contenu de documents papier, manuscrits, dactylographiés, structurés ou non, dans les bases de données et systèmes d’informations pour les rendre facilement accessibles et consultables par les utilisateurs. Sa technologie permet ainsi aux éditeurs d’ECM, de CRM, d’ERP, de BI, etc. d’enrichir leurs bases avec de nouvelles informations et donne les moyens aux fournisseurs de systèmes de stockage de les inclure dans leurs bases d’archivage.

Classification intelligente de documents 

Une fois le courrier ou le dossier numérisé, le logiciel commence par classer les documents inclus par type, en analysant à la fois leur géométrie et leur contenu. Le logiciel examine la disposition des éléments sur le document, puis réalise à l’aide d’un dictionnaire général et d’un vocabulaire métier, la transcription littérale des zones manuscrites et/ou dactylographiées, afin d’extraire les mots ou expressions clés qui lui permettront de déterminer le type du document. Ensuite le logiciel synthétise les informations extraites des différents documents pour définir l’objet du courrier ou du dossier complet (changement d’adresse, réclamation, contrat d’abonnement…).

Les applications sont multiples : le logiciel pourra être utilisé pour vérifier la complétude d’un dossier et mettre de côté les dossiers pour lesquels il manque une pièce ; il pourra également, en fonction du contexte du courrier (objet, émetteur, destinataire…), déterminer le mode de traitement le plus approprié (routage vers le service concerné, génération automatique d’une réponse personnalisé…).

Extraction de contenu

Après la phase de classification de documents, a2ia DocumentReader™ opère une phase d’extraction de contenu. Le logiciel localise et extrait les informations identifiantes quelques soient leurs positions dans les documents, en s’appuyant sur des expressions régulières pré-définies – telles qu’un format de numéro de téléphone mobile –. Ces informations sont ensuite rapprochées des bases de données et du Système d’Information de l’entreprise et pour être intégrées au workflow de gestion documentaire.

Analyse et Reconnaissance Free Form 

Dans un certain nombre de cas, les documents entrants sont dits complexes car présentant à la fois des données imprimées et des données manuscrites. Grâce à la fonctionnalité de reconnaissance Free Form développée par A2iA, il est aujourd’hui possible d’extraire et de reconnaître simultanément ces données et d’associer les informations manuscrites et imprimées correspondantes telles que « NOM » et « Dupond », « PRENOM » et « Thomas », ou « DATE DE NAISSANCE » et « 26/06/2005 ». 

Saisie semi-automatisée

Pour les documents complexes tels que les tableaux (feuilles de salaires, documents d’assurance…), a2ia DocumentReader™ peut également améliorer l’automatisation des processus de saisie avec la fonctionnalité de saisie semi-automatisée, DocumentKeyer. 

Cette fonctionnalité s’appuie sur une prélocalisation simplifiée de la zone à extraire et reconnaître. Il suffit à l’opérateur de saisie ou l’utilisateur de sélectionner d’un clic de souris le haut de la colonne à extraire dans le tableau et a2ia DocumentReader™ opérera seule l’extraction complète et la reconnaissance de la colonne. L’ensemble des données extraites pourront être présentées et contrôlées sous forme de tableau.